Definición:
Una intranet es una red privada que utiliza tecnología de Internet, como el conjunto de protocolos estándar de Internet (TCP/IP), para compartir de forma segura parte o la totalidad de la información y los sistemas operativos de una organización entre sus empleados. Estas redes privadas pueden utilizarse para fines como las comunicaciones internas, el intercambio de archivos y la gestión de datos, la colaboración o la gestión del conocimiento, soporte de software y hardware, portales de Intranet, motores de búsqueda y otras funciones.
También se utilizan para implantar una red privada virtual (VPN) y, además, pueden ser útiles para acceder a sitios web internos que pueden contener información como anuncios de la empresa, información de contacto, directorios de empleados, servicios de correo electrónico, formularios en línea y herramientas para compartir documentos.
Cuál es el origen de la Intranet
Intranet existe desde los inicios de la informática. Al principio se utilizaba para conectar a investigadores y universidades dentro de una misma red, así como entre varias redes. Esto les permitía compartir información y recursos de forma más eficaz y segura. En las últimas décadas, por el contrario, se han hecho cada vez más populares entre las empresas por su capacidad de ofrecer un entorno seguro y unificado para las comunicaciones internas y el intercambio de datos.
Esta tecnología también ha sido fundamental para facilitar el trabajo a distancia, permitiendo a los empleados acceder a los recursos internos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Se utilizan ahora habitualmente en oficinas de todo el mundo como medio cómodo y seguro para que los equipos colaboren en proyectos. La tecnología de redes privadas se está volviendo cada vez más popular en el hogar, ya que los hogares con varios ordenadores o dispositivos necesitan una plataforma única para compartir archivos y recursos. Y son ya bastante habituales en muchas empresas porque pueden ofrecer a los usuarios una forma eficaz de acceder a documentos, aplicaciones y herramientas internas.
Para qué sirve usar una Intranet de documentos en la empresa
Las empresas necesitan una forma segura y eficaz de compartir documentos, aplicaciones y herramientas entre sus empleados. Sin un sistema de Intranet, las empresas corren el riesgo de sufrir filtraciones de datos debido a métodos inseguros para compartir archivos o a la falta de control de acceso. Además, sin este sistema, puede ser difícil para los equipos colaborar en proyectos de manera eficiente.
Un sistema de gestión de documentos proporciona una plataforma segura para las comunicaciones internas y el intercambio de datos dentro de la empresa. También permite el trabajo a distancia, ya que proporciona a los empleados acceso a los recursos internos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ofrecen una forma cómoda de acceder a documentos, aplicaciones y herramientas de forma segura, al tiempo que permiten a los equipos colaborar más eficazmente en los proyectos. Están cada vez más implementadas en las empresas, ya que ofrecen una solución fiable para gestionar la información de forma segura dentro de la organización.
Son una forma cómoda y segura de gestionar las comunicaciones internas y el intercambio de datos. Esta tecnología permite a los equipos colaborar en proyectos de forma más eficiente, al tiempo que proporciona a los empleados acceso a recursos internos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Son una herramienta inestimable para empresas de todos los tamaños y pueden ofrecer una experiencia racionalizada a los empleados que trabajan a distancia o en la oficina.
Ventajas de la Intranet
El uso de una Intranet tiene múltiples ventajas para quien la utiliza, algunas de estas ventajas son las siguientes:
- Mejora de la colaboración: ayudan a los equipos a colaborar en proyectos de forma más eficiente, permitiendo una comunicación y un intercambio de documentos más rápidos en toda la organización.
- Mayor eficacia: proporciona a los usuarios una forma eficaz de acceder a documentos, aplicaciones y herramientas internas de forma rápida y segura.
- Ahorro de costes: pueden reducir los costes de TI al eliminar la necesidad de costosas soluciones de hardware o software para gestionar los datos internamente.
- Mayor seguridad: proporcionan una plataforma segura para las comunicaciones internas y el intercambio de datos, reduciendo el riesgo de filtración de datos debido a métodos inseguros de intercambio de archivos o a la falta de control de acceso.
- Apoyo al trabajo a distancia: permiten a los empleados acceder a los recursos internos desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que permite a las organizaciones dar soporte a entornos de trabajo remotos con más facilidad que nunca.
- Agilización de procesos y procedimientos: pueden utilizarse para almacenar políticas y procedimientos importantes en una ubicación centralizada que sea fácil de actualizar cuando sea necesario, lo que ayuda a agilizar los procesos dentro de la organización al tiempo que reduce la confusión entre los empleados con respecto a las normas y directrices de la organización.
- Aumento de la productividad: la tecnología de intranet permite una comunicación más rápida entre los empleados, lo que mejora la productividad en todos los departamentos.
Lista de desventajas de la intranet
Como todo, esta tecnología también cuenta con algunos inconvenientes a la hora de usarla:
- Riesgos de seguridad de las intranets: pueden estar sujetas a riesgos de seguridad si no se configuran y mantienen adecuadamente. Los piratas informáticos pueden acceder sin autorización a datos o aplicaciones debido a un sistema de seguridad débil o a la falta de protocolos de autenticación de usuarios.
- Alto coste de implantación y mantenimiento: pueden ser caros de implantar y mantener, especialmente para las grandes organizaciones con necesidades complejas de infraestructura de red.
- Dificultades de adopción por parte de los usuarios: requieren que los usuarios adopten nuevas tecnologías para que el sistema funcione eficientemente, lo que puede generar desafíos para que los empleados se sientan cómodos utilizando el sistema de manera efectiva.
- Administración compleja del sistema: requieren miembros del personal de TI dedicados que deben gestionar la configuración del sistema, el mantenimiento, las actualizaciones y los procesos de solución de problemas de forma continua.
- Falta de estandarización entre departamentos y organizaciones: suelen adolecer de falta de estandarización entre departamentos y organizaciones, lo que provoca incoherencias en las prácticas de gestión de contenidos, las normas de formato de los documentos, etc., y confunde a los usuarios.